如何規范制定勞動規章制度

(摘自《中國勞動保障報》)

辦案實踐中，我們經常遇到企業以自已的勞動規章制度來懲處員工的案件。企業制定勞動規章制度如何規范化，才能避免勞動爭議和訴訟風險呢？

筆者認為，企業制定規章制度的程序應遵循以下步驟：

根據企業管理需要，確定所需制定制度的名稱；結合企業以往經驗、教訓，收集相關制度規定范本，形成制度草案；召開職工代表大會或全體職工大會征求職工意見，即走民主程序；企業行政方面與工會、職工代表反復協商，聽取不同意見或建議，采納合理建議，形成制度定稿；公示或告知勞動者。

在這個過程中，應注意以下幾個問題：

首先，制度主體要合法。企業必須首先取得生產、經營資格，依法進行工商營業登記，成為一個合法的經濟組織。其所制定的規章制度必須以企業的名義頒布實施，企業內部部門的規定不能作為勞動規章制度使用。

其次，勞動規章制度的內容要合法、合理、明細，具有可操作性。企業依據自身特點制定處罰員工的條款，尤其要明確違紀和嚴重違紀的界限、失職和嚴重失職的界限等。比如員工在工作場所抽煙問題，可以視為一般違紀行為，可以進行批評教育。但如在加油站等嚴禁煙火的地方抽煙，抽一支煙也可以界定為嚴重違紀。再如遲到、早退問題，偶爾遲到、早退屬于一般違紀，可以進行批評教育，如果在一定期限內經常遲到、早退，就從量變到質變到，就是嚴重違紀行為。

再其次，勞動規章制度的制定程序要合法。用人單位在制定、修改或者決定有關勞動報酬、工作時間、休息休假、勞動安全衛生、保險福利、職工培訓、勞動紀律以及勞動定額管理等直接涉及勞動者切身利益的規章制度或者重大事項時，應當經職工代表大會或者全體職工討論，提出方案和意見，與工會或者職工代表平等協商確定。注意保留履行民主程序的證據（簽到表、會議記錄等）；征詢工會或職工代表意見，保留協商記錄（反饋的意見及達成一致的意見等）

最后，涉及員工的勞動規章制度和重大事項決定要公示或者告知員工。方法包括：制度文本發放應由員工簽領確認，明確簽收時間和手冊的年份版本；進行制度培訓與考試時，應保留培訓時間、地點、參會人員、培訓內容、簽到的記錄，開卷或閉卷考試，應保留試卷；在企業宣傳欄或工作場所張貼、公示、拍照保存；無紙化辦公的，在企業網站公布，在勞動合同中約定員工定期瀏覽企業的網頁，也可以要求員工提供有效的電子郵箱地址，及時發送電子郵件。只有用員工知曉的、合理合法的勞動規章制度來約束員工、處理員工，才能讓員工口服心服，也可避免不必要的勞資糾紛。

一旦發生勞動爭議，企業規章制度往往成為重要證據。那么，如何判定企業規章制度是違法還是有效？最高院《關于審理勞動爭議案件適用法律若干問題的解釋》第19條規定，用人單位根據《勞動法》第4條之規定，通過民主程序制定的規章制度，不違反國家法律、行政法規及政策規定，并已向勞動者公示的，可以作為人民法院審理勞動爭議案件的依據�！蛾P于審理勞動爭議案件適用法律若干問題的解釋（二）》第16條，用人單位制定的內部規章制度與集體合同或者勞動合同約定的內容不一致，勞動者請求優先適用合同約定的，人民法院應予支持，因此，企業涉案勞動規章制度是否有效，能否作為定案依據，只要按司法解釋一一對應即可。